Згідно з п. 1.2 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення про касові операції), касова книга — це документ, який застосовують для первинного обліку готівки в касі. Типову форму № КО-4 цього документа наведено в додатку 5 до Положення про касові операції.

Рух готівки в касі ОСББ слід фіксувати саме в цьому документі (п. 4.2 Положення про касові операції). Тож якщо було прийнято рішення, що внески членів ОСББ прийматимуться зокрема й готівкою через касу ОСББ, то такому об’єднанню  співвласників слід неодмінно завести одну касову книгу для обліку операцій із готівкою в національній валюті.

Зауважимо: записи в касовій книзі фіксують із першого дня отримання в касу готівки на підставі виписаного прибуткового касового ордера за типовою формою № КО-1 (далі – ПКО).

Щодо самого ведення касової книги, то тут слід звернути увагу на постулати з п. 4.2 Положення про касові операції. Саме вони нам і допоможуть під час заповнення касової книги в разі отримання внесків співмешканців багатоквартирного будинку.

Так, первинно варто пам’ятати, що всі аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені відбитком печатки ОСББ. Кількість аркушів у касовій книзі треба засвідчити підписами керівника та головного бухгалтера (за наявності) ОСББ.

Під час власне заповнення касової книги всі записи в ній слід здійснювати у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору (це може бути синій або чорний колір) чорнильною або кульковою ручкою.

Перший примірник – «Вкладний аркуш касової книги» лишається в касовій книзі. Тобто він є невідривною частиною аркуша касової книги. Другий же (себто відривна частина) – «Звіт касира» документ, за яким касир звітує про рух готівки в касі за день. Його передають у бухгалтерію. Там він зберігається в одній папці з ВКО та ПКО, виписаними за день.

Номери сторінок обох примірників аркуша касової мають збігатися (абз. 6 п. 4.2 Положення про касові операції).

Під час отримання готівки як внеску співмешканців багатоквартирного будинку в графі «Номер документа» сторінки Касової книги слід зазначити порядковий номер ПКО, яким було оприбутковано готівку від власника квартири. Далі заповнюємо графу «Від кого отримано чи кому видано» - загалом тут проблем не повинно виникнути, а от у графі «Номер кореспондуючого рахунку, субрахунку» радимо зазначити субрахунок 484 «Інші кошти цільового фінансування і цільових надходжень» (до якого можна відкрити субрахунок четвертого порядку – наприклад, 4841 «Внески і платежі співвласників»). Ну й останньою графою, яку слід у такому випадку заповнити, це графа «Надходження», де й указуватиметься сума внеску співвласника.

З рештою рядків касової книги питань виникнути не повинно. Так, наприкінці дня касир має підсумувати операції за день, вивести залишок готівки в касі на початок наступного дня та передати до бухгалтерії «Звіт касира» (ним, по суті, є другий (відривний) примірник аркуша касової книги), разом із ПКО та ВКО (абз. 2 п. 4.3 Положення про касові операції).

Наголосимо: будь-які записи в касовій книзі необхідно проводити на підставі касового ордера в день його складання.

Якщо протягом дня не було руху готівки, то записи в касовій книзі, зі зрозумілих причин, не роблять (навіть якщо на початок дня у фірми були залишки готівки) (п. 4.3 Положення про касові операції).

Зауважимо. Робити виправлення в касовій книзі зазвичай заборонено. Якщо бухгалтер усе ж припустився неточності під час складання касової книги, то її виправлення слід засвідчити підписами касира та головного бухгалтера (особи, що його заміщує).

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера чи іншого працівника ОСББ, який на це вповноважений керівником ОСББ (п. 4.5 Положення про касові операції).

Електронна касова книга

Звісно, старий добрий метод заповнення касової книги вручну – це завжди гарантоване збереження інформації за часів Інтернету й електронних вірусів, але сучасні технології дісталися й до касової книги. Так, нині ОСББ вправі вести касову книгу і в електронному варіанті (п. 4.4 Положення про касові операції).

Тут пам’ятайте, що програмне забезпечення, за допомогою якого фірма веде касову книгу, має давати візуальне відображення та роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»), які за формою та змістом повинні відтворювати касову книгу в паперовій формі.

Крім того, записи в електронній касовій книзі треба проводити до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня) з усіма необхідними реквізитами, передбаченими типовою формою № КО-4. Сторінки електронної касової книги варто нумерувати автоматично в порядоку зростання з початку року.

Під час роздрукування наприкінці місяця «Вкладного аркуша касової книги» повинна автоматично виводитися загальна кількість аркушів касової книги за місяць, а якщо фірма друкування здійснює наприкінці року – їх загальна річна кількість.

Після роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» і «Звіту касира» касир зобов’язаний перевірити правильність їхнього складання. Потім він ставить на них свій автограф та передає «Звіт касира» разом із відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис у «Вкладному аркуші касової книги».

По закінченню календарного року електронна касова книга має передаватися для зберігання відповідно до законодавства України.